carte Location de salles, les 3 règles de base des professionnels

Location de salles, les 3 règles de base des professionnels du Meeting pour bien démarrer la conception de votre événement

Organisation d'un colloque, d'un séminaire, d'une réunion professionnelle ?

Première règle importante : quel est le public-cible ? Celui-ci se choisit à partir de la thématique choisie, qui doit pouvoir se démarquer des thématiques habituellement traitées. Il faut pouvoir faire preuve d'anticipation et savoir choisir un thème original, qui répond à des besoins et qui est susceptible d'apporter des éléments neufs. A partir de la fixation d'une telle thématique, il est possible de définir le public. Il faut pouvoir tenir compte des besoins du public. En ayant fixé le thème, il faut convenir d'un programme, tout en s'obligeant à respecter les horaires pour une question de réputation.  

Troisième règle : choisir un lieu adapté. Il faut que le lieu soit bien proportionné par rapport au public attendu. Si l'entreprise a les moyens, elle peut utiliser l'un de ses locaux mais très souvent, il lui faudra louer une salle. Cette réservation doit se faire largement à l'avance. Afin de calculer le public présent, il faut savoir qu'en général, il faut compter 10% de gens présents sur l'ensemble des invités, pour un évènement gratuit en ville. Le lieu doit revêtir une ambiance propice à l'évènement voulu. Il convient de visiter plusieurs salles avant de se décider. Il faut pouvoir imaginer les aménagements à apporter, les éléments accessoires tels que l'éclairage, la disposition des lieux, la sonorisation, la présences de sanitaires, le matériel audio-visuel, le matériel didactique, la garantie, les assurances,...

Une fois que tous ces éléments ont été fixés, il importe de mettre en place un planning. La planification se fait en effet à l'avance et représente une part très importante de l'ensemble du travail à fournir. Ainsi, il faut coacher le personnel, mettre en place des répétitions, prévoir des badges pour les personnes présentes, émettre les invitations, penser à des rappels, mettre en ligne, faire de la publicité à la fois dans les médias traditionnels (en phase avec le public visé) et sur les réseaux sociaux. Il faut dresser une liste des invités, et éventuellement ouvrir l'évènement au public afin de boucher les places libres.

Pendant l'évènement, il faut s'assurer d'une bonne collaboration avec le personnel et les intervenants. En ce qui concerne les invités, l'idéal est de convenir à l'avance du thème, de l'objet de la présentation, de la présentation powerpoint utilisée, les divers détails pratiques tels que les séances de questions-réponses. Par rapport au personnel, le protocole doit être clairement exposé, afin que chaque personne comprenne parfaitement son rôle et le timing imposé. Le tout doit être accompli sous l'autorité du chef de projet, qui coordonnera l'ensemble de l'évènement, la gestion des bénévoles, l'accueil des invités,... Il faudra arriver sur les lieux à l'avance et être en mesure de donner des conseils aux invités. Une check-list peut s'avérer utile pour l'ensemble de l'évènement.

Après l'évènement, il faut penser à envoyer un e-mail de remerciement, avec un compte-rendu et un questionnaire de commentaires pour les améliorations futures.

 

Happy Belgium Meeting!